Deze bijzondere tijden zorgen ervoor dat we creatiever met onze content om moeten gaan. Omdat we elkaar fysiek minder kunnen zien, kiezen steeds meer mensen om hun kennis via een webinar over te brengen. Een goede manier om kleine en grote groepen mensen een lezing, workshop of presentatie te geven. En daarbij zijn webinars “here to stay.” Maar hoe zorg je er nu voor dat dit succesvol wordt? Met deze 10 tips moet het gaan lukken!
1. Een goede voorbereiding is het halve werk
Misschien een open deur maar toch wordt dit regelmatig vergeten. Een webinar is net zo goed een onderdeel van je contenstrategie. Daarnaast start je vanuit je basis. Een mooi moment om weer eens te kijken of je nog steeds volgens je waarden en normen communiceert! Kortom wie zijn we als organisatie en hoe willen we gezien worden? Daarnaast staat een webinar niet op zichtzelf. Het is onderdeel van je totale strategie. Dus denk goed na of een webinar goed past bij de rest van je marketingstrategie. De tips die in dit blog behandeld worden zijn zowel voor grote als kleine webinars uitermate geschikt. Kortom je kunt deze aanpak voor beide goed gebruiken.
2. Doel van je webinar
Waarom wil je een webinar organiseren? Wat wil je overbrengen en wat wil je ermee bereiken? Dit kan van alles zijn. Misschien wil je graag informatie geven over een onderwerp of juist om andere iets te leren. Maar misschien wil je zelf een discussie op starten om bepaalde standpunten en meningen te verzamelen. Belangrijk is in ieder geval dat je duidelijk weet wat je doel is. En dat je het doel ook goed weet over te brengen naar je geïnteresseerden. Daarnaast is het verstanding om een “key-take away” te hebben, het belangrijkste wat je doelgroep moet onthouden na je sessie.
3. Bepaal je doelgroep
Wie wil je met je boodschap bereiken en waarom? Je doelgroep bepalen voor je webinar is essentieel voor een succesvol webinar. Je hebt inmiddels bepaald wat je doel is. De volgende stap is om te bepalen welke groep mensen je wil bereiken en wil bewegen tot iets. Als je goed doordacht je doelgroep bepaalt wordt het veel makkelijker om je doel te bereiken. Het is goed om onderzoek te doen naar je gewenst doelgroep en hun verwachtingen te achterhalen.
4. Kies een webinar tool
De grote vraag is nu welke webinar tool je gaat gebruiken. Want er zijn inmiddels veel verschillende webinar software tools. Misschien heeft je organisatie al webinar software, altijd handig om dit even te checken. Mocht je toch nog een keus moeten maken voor een geschikte tool, onderzoek dan goed welke tool bij jou, je doelgroep en je doel past. In dit blog kun je bijvoorbeeld veel informatie vinden over verschillende tools, de mogelijkheden en de kosten.
5. Content strategie
Nu je weet wat je wil gaan vertellen en aan wie je dit wil gaan vertellen is een goede contentstrategie belangrijk om je doelgroep te bereiken. Je wil mensen bereiken die waarden hechten aan het doel wat jij voor ogen hebt. En misschien ook wel bewegen tot een actie. De content van je webinar is een heel belangrijk element maar de content om je webinar te promoten ook. Je wil minimaal 2 weken voor je webinar starten met je promotie. Maar liever nog eerder zodat je doelgroep aanhaakt maar vooral enthousiast wordt om zich aan te melden. Even wat cijfers*:
Kortom het loont de moeite om op tijd te starten met de promotie van je webinar. Dit resulteert over het algemeen in meer registraties. Maar belangrijker nog is een goede en tijdige promotie zodat je meer registraties om kan zetten in deelnemers.
Maar het valt of staat natuurlijk met goede content op het geschikte moment. Alleen reminders voor je webinar zal vaak niet het beoogde resultaat halen. Zorg dat je extra informatie over je onderwerp deelt. Maak je doelgroep nieuwsgrierig en enthousiast over je webinar.
(*webinar benchmark onderzoek van ON24 | 2020)
6. Bereid je webinar voor
Regelmatig kom ik nog mensen tegen die alleen een presentatie voorbereiden (die ze toch al hadden gemaakt) en denken dat het verder wel goed komt. Dat is een gemiste kans en kan veel beter. Als eerste is het verstandig om goed na te denken over je verhaal. Wat je wil vertellen en hoe wil je dit wil overbrengen? En vooral wat wil je dat je deelnemers meenemen na je webinar. Maak je presentatie en denk na hoe je de indeling wil maken. Vooral bij grote webinars ben je vaak vooral aan het zenden. Door je webinar interactiever te maken zorg je er voor dat de aandacht er beter bij blijft. Daarnaast kan het je ook veel informatie geven over hoe je doelgroep denkt over het onderwerp.
Een aantal voobeelden om je webinar interactiever te maken:
Rol verdeling tijdens een webinar
Vooraf is het goed om de rollen binnen een webinar te verdelen. Dit geeft structuur en duidelijkheid. Onderstaande rollen worden meestal bij grote webinars (meer dan 100 aanwezigen) ingezet. Dan is vaak ook de uitgebreide webinar software beschikbaar waar deze rollen al technisch ingeregeld zijn. Maar ook voor kleine webinars is het goed om toch een rolverdeling te maken ook al heb je niet alle functies beschikbaar, ook dan zorg je voor structuur en duidelijkheid.
- Host / Producer: de host / producer is in veel gevallen degene die het webinar coördineert en de rechten heeft om het webinar, de panelleden en deelnemers te managen. De host / producer kan vaak als enige het webinar starten en stoppen. Ook heeft hij de rechten om panelleden op mute te zetten, video’s te starten etc. Tijdens grote webinars is er vaak ook een co-host / co-producer. Deze kan eigenlijk veel zaken regelen die de host ook kan alleen heeft hij niet de mogelijkheid om het webinar te starten en te stoppen.
- Panellid (Panellist) / Presenters: dit zijn de deelnemers van het webinar. Zij verzorgen vaak een onderdeel van het programma door een stuk van de presentatie te verzorgen. Maar ook vragen te beantwoorden van de aanwezigen of een discussie te hebben over een onderwerp.
- Aanwezigen (Attendees): de aanwezigen zijn mensen die naar je webinar komen luisteren en kijken. Dus als het goed is zijn dit de mensen die je hebt getarget en aan wie je, je boodschap wil overbrengen.
- Moderator: dit is iemand die het webinar kan inleiden, het gesprek op gang houdt. Of een discussie kan begeleiden. Je kunt kiezen om hier een bekende presentatie voor te gebruiken maar hier zit vaak wel een behoorlijke prijs aan vast. Misschien heb je wel een collega of iemand in je netwerk die dit goed kan en het graag wil doen.
Branding van je webinar
Denk na of je het webinar ook de branding van je bedrijf mee geeft. Dit kan een achtergrond zijn die alle sprekers kunnen gebruiken als ze in beeld zijn. Er zijn vaak standaard achtergronden te gebruiken in de verschillende webinar tools. Maar je kunt ook relatief makkelijk zelf een foto of afbeelding maken en inladen. Ook zijn er inmiddels grote merken zoals IKEA die hier heel mooi op inspelen. Dus mocht je een IKEA huiskamer of kantoor wel zien zitten dan kun je ze hier downloaden.
Let er wel op dat de logo’s in je achtergrond in spiegelbeeld geplaatst worden. Ook voorbeelden uit de praktijk kunnen het wat levendiger maken. Misschien kun je iets toesturen ter voorbereiding over het onderwerp. Bij kleinere webinars kun je ook kiezen voor een sessie die lijkt op een ronde tafel. Er zijn behoorlijk wat mogelijkheden dus belangrijk om dit vooraf goed te onderzoeken.
7. Test, testen testen
Het kan niet te vaak gezegd worden maar een goed webinar is toch meestal vaak getest. En niet alleen het verhaal wat je wil vertellen maar ook juist de techniek. Voor veel mensen is het niet iets wat ze dagelijks doen. En dan is een testsessie of “dry-run” een mooie manier te bekijken en uit te proberen. Ook kun je zo bepaalde instellingen goed zetten. Plan deze sessie goed vooraf en probeer alles door te nemen. Het geeft je alle mogelijkheid om goed voorbereid de officiele sessie in te gaan.
8. Ready steady GO!
En dan is het zover je webinar gaat van start! Je bent nu helemaal voorbereid, weet wat je moet doen en wat je doel is. Om te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt is het altijd handig om wat eerder op te starten. Minimaal 30 minuten is meestal wel prettig. Het is handig als de host / presenter samen met de panelleden / presenters eerder start. Samen zorg je ervoor dat alles op scherp staat. Is het geluid goed, hebben jullie allemaal de goede achtergrond? Je zorgt dat de presentatie klaar staat. Daarnaast is het ook fijn om even met elkaar te ontspannen voordat je van start gaat.
Open op tijd
Hou er vervolgens rekening mee dat er altijd aanwezigen zijn die op tijd inloggen. Zorg dus dat je ongeveer 10 minuut voor de start van het webinar helemaal klaar zit en je webinar alvast opent. Je zou de tijd dan visueel in beeld kunnen brengen zodat de aanwezigen die al ingelogd zijn weten dat het gaat starten. Ook is het een mooi moment om een filmloup aan te zetten als je alvast wat wil laten zien. Hou er wel rekening mee dat het voor de binnenkomende aanwezigen fijn is om wat in beeld te zien. En dat als je geen geluid of muziek hebt je af en toe even laat weten dat je binnenkort gaat starten. Kortom hou contact met je aanwezigen.
9. Tijdens het webinar
Alles loopt en je bent bezig om een top presentatie neer te zetten. Een paar hele praktische tips voor tijdens het webinar. Zorg dat je als je niet aan het presenteren bent, je microfoon en eventueel camera uitzet. We hebben het allemaal wel eens mee gekregen dat iemand koffie aan het zetten was of ondertussen nog even een telefoontje aannam en vervolgens kon iedereen live meeluisten. Dat komt onprofessioneel over dus zorg dat je daar op let. Wil je onderling met je panelleden / presenters iets bespreken, zet het dan even op de chat. Via de chat functie kun je direct met elkaar communiceren zonder dat je aanwezigen hier wat van merken.
Als je gebruik maak van de interactieve tips zoals een poll of de chat is het handig om je host / producer (mits je dat niet zelf bent) deze zaken te laten coördineren tijdens het webinar. Op die manier hebben de panelleden / presenters alle ruimte om zich te concentreren op de presentatie en de eventuele interactie met de aanwezigen zoals het beantwoorden van de vragen.
10. Na het webinar, analytics en leermomenten
En dan ben je klaar en heb je je publiek bedankt voor hun deelname. Dan stopt het niet, dit zijn namelijke mooie kansen om nog een keer contact te zoeken met je deelnemers. Je kunt ze dezelfde dag of een van de dagen na het event een mailing sturen met verdere informatie en bijvoorbeeld de presentatie. Belangrijk is wel dat je hier niet te lang mee wacht. Het webinar zit nu nog fris in het geheugen van je deelnemers en dat is een mooi moment om aangehaakt te blijven. Heb je het webinar opgenomen? Dan zou je de opname kunnen delen met de mensen die uiteindeijk niet naar het webinar zijn gekomen maar zich wel hebben aangemeld.
Ook is dit het moment om je webinar te analyseren. Wie heb ik uitgenodigd? Wie hebben zich aangemeld en welke deelnemers zijn er uiteindelijk geweest. Hebben ze het hele webinar gevolgd? Welke vragen hebben ze gesteld? Dit is even een greep uit de mogelijke vragen die je beantwoord wil hebben. Het is ook goed om hier vooraf over na te denken zodat je voorbereidt bent en je analytics hier ook op inrichten.
En als laatste evalueer je het webinar om te kijken wat er goed is gegaan. Maar ook welke verbeterpunten en zijn. Zeker als je voor het eerste een webinar organiseerd en presenteerd komt er veel op je af. Het is goed achteraf te kijken welke verbeterpunten er zijn. Werk aan je doel, leer van je fouten en ga voor je succes! GO for it!
